In 6 Schritten zum erfolgreichen M365 Backup.

Man könnte denken: Datensicherungen sind in einer modernen IT-Infrastruktur Standard und stellen keine großen Herausforderungen dar. Zumindest ist das oft der Eindruck, wenn man sich am Markt umschaut und sich mit dem ein oder anderen Unternehmer unterhält.

Doch die Realität sieht anders aus. Denn gerade in Zeiten von Hybriden Infrastrukturmodellen mit einer Mischung aus Cloud-Diensten und On-Premises Lösungen, kann ein strukturiertes und geplantes Backup ein komplexes Thema sein.

Warum Sie ein Backup Ihrer Daten durchführen sollten

Auf den ersten Blick scheint die Antwort auf die Frage, warum Sie überhaupt ein Backup Ihrer Daten durchführen sollten, klar zu sein: Damit Sie bei Datenverlust jeglicher Art die verlorenen Daten wiederherstellen können.

Doch das ist nur einer von mehreren Gründen.

Unter anderem hilft Ihnen ein Backup nicht nur bei generellem Datenverlust, sondern unterstützt Sie auch bei gesetzlichen Anforderungen, wie z.B. Aufbewahrungsfristen von Geschäftsdokumenten.

Gleichzeitig bietet Ihnen ein regelmäßiges Backup Schutz vor jeglicher Art von Datenverlust oder Datenkorruption. Sogar nach einem Brand kann ein Backup Ihrer Daten die Grundsteine Ihres Unternehmens sichern.

Nachfolgend gehen wir spezifisch auf das Backup einer M365 Umgebung ein, d.h. eine Umgebung mit Office Dokumenten, SharePoint, Exchange, Teams, OneDrive usw.

So gelingt Ihnen ein erfolgreiches Microsoft 365 Backup

Folgende 6 Schritte sollten Sie bei Ihrem M365 Backup beachten.

Schritt 1: Überblick über zu sichernde M365 Daten

Zuerst sollten Sie sich einen Überblick über Ihre zu sichernde M365 Daten verschaffen. Legen Sie Ihr Hauptaugenmerk nicht nur auf die Exchange Umgebung, beachten Sie auch Daten auf OneDrive, SharePoint, Teams und anderen Applikationen, die Sie nutzen.

Anschließend kalkulieren Sie den benötigten Speicherplatz für Ihre Datensicherung. Vergessen Sie dabei nicht, dass hier nicht nur die reine zu sichernde Menge zählt, sondern kalkulieren Sie ebenfalls benötigten Speicherplatz für zusätzliche Wiederherstellungspunkte (Restore Points).

Um den Gesamtbedarf an Speicherplatz zu kalkulieren, Schätzen Sie zusätzlich Ihr zukünftiges Datenwachstum. Ein guter Richtwert ist ein Forecast des Datenwachstums für die nächsten 3-5 Jahre.

Schritt 2: Passendes Backup-Tool

Stellen Sie sicher, dass Ihr Backup-Tool allen Anforderungen entspricht. Bei der Auswahl des Tools, sollten Sie für Ihre M365 Umgebung beachten, dass Microsoft selbst Ihre Daten nicht im Fokus der Sicherung hat. Natürlich ist Ihre Cloud-Umgebung bei Microsoft selbst abgesichert, allerdings beschränkt sich das auf die Infrastruktur-Ebene im Microsoft-eigenen Rechenzentrum.

Achten Sie darauf, dass Ihre Backup Lösung in der Lage ist Datensicherungen auf Objekt-Ebene (Item Level) durchzuführen.

Sie sollten in der Lage sein alle notwendigen Daten der M365 Applikationen, die Sie nutzen, zu sichern. Diese Anforderung erfüllen nicht alle Softwarehersteller.

Beachten Sie ebenfalls die Anforderungen aus der Compliance sowie der DSGVO oder anderen gesetzlichen Richtlinien.

Schritt 3: Planung geeigneter Medien zur Datensicherung

Planen Sie Ihren Anforderungen entsprechend die geeigneten Medien zur Datensicherung ein.

Um die größtmögliche Sicherheit Ihres Backups zu erreichen, sollten Sie Ihre Medien zur Datensicherung genau prüfen und auswählen.

Sichern Sie beispielsweise Ihre Daten auf zwei unabhängigen NAS-Systemen, sollten Sie bei der Wahl der NAS-Systeme unterschiedliche Hersteller wählen. Damit verhindern Sie, dass Ihre gesamte Backup-Infrastruktur von derselben Sicherheitslücke betroffen ist.

Prüfen Sie genau, ob entsprechende Medien Ihren Anforderungen entsprechen. So bietet z.B. LTO-8 eine garantierte Lebensdauer von 30 Jahren mit einer Kapazität von 12 TB.

Schritt 4: Beachtung allgemeingültiger Regeln & Best Practices

Konfigurieren Sie Ihr Backup nach allgemeingültigen Regeln und Best Practices der Hersteller und setzen Sie auf bewährte Methoden.

Da wäre z.B. die 3-2-1 Regel. Diese Regel empfiehlt mindestens drei aktuelle Kopien Ihrer Daten auf zwei unterschiedlichen, lokalen Speichermedien und ein weiteres dezentrales Backup. Die erste aktuelle Kopie sind Ihre produktiven, originalen Daten. Die zweite aktuelle Kopie ist das primäre Backup auf ein zusätzliches externes Medium. Die dritte Kopie sollte dezentral verfügbar sein. Ob dies in einem Banktresor bei Ihrer Geschäftsbank ist oder alsCloud Backup in einem entfernten Rechenzentrum ist, bleibt Ihnen überlassen.

Schauen Sie sich die Best Practice Empfehlungen von Microsoft selbst an. Viel wichtiger sind die Best Practice Empfehlung der Software-Hersteller von Backup-Software-Produkten.

Diverse Hersteller haben solche Best Practice Sammlungen frei zugänglich. Richten Sie sich nach den Empfehlungen, denn die Hersteller haben Ihre Produkte entsprechend entwickelt, getestet und im Einsatz.

Schritt 5: Ständige Überwachung des Backup-Prozesses

Die ständige Überwachung des Backups sichert Ihnen einen zuverlässigen Zugriff auf Ihre Daten bei Datenverlust jeglicher Art. Daher sollten Sie, ob automatisiert oder manuell, täglich Ihre Datensicherung überprüfen.

Ist die Datensicherung mit Warnmeldungen bzw. Fehlern und Abbrüchen gescheitert, sollten Sie schnellstens eine Analyse starten und die entsprechenden Fehler und Warnungen beseitigen.

Bei komplexen Fehlerstellungen hilft Ihnen der Hersteller-Support Ihrer Backup-Lösung weiter.

Schritt 6: Regelmässige Desaster Recovery & Datenrücksicherungsprozesse

Spielen Sie Desaster Recovery und Datenrücksicherungsprozesse regelmäßig durch. Testen Sie Ihre Datensicherung regelmäßig, um die Qualität und vor allem die Funktionalität Ihrer Backups sicherzustellen.

Einerseits entwickeln Sie und Ihr Team so eine Routine für den Ernstfall – wenn es schnell gehen muss, ist es ungünstig, wenn Sie den Prozess der Rücksicherung von Daten nicht kennen. Andererseits können Sie so feststellen, wenn mit der Datensicherung technisch etwas nicht stimmt und schnell entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen.

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Marcel Heyne - Rewion GmbH

geschrieben von Marcel Heyne

Manager IT Services & Business Consultant

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