Warum Cloud Telefonie eine attraktive Lösung ist.

Telefonie ist einer der wichtigsten Kommunikationskanäle, um sich mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern auszutauschen. Dabei hat der klassische ISDN-Anschluss spätestens seit der Corona-Krise endgültig ausgedient. Die zunehmende Vernetzung sowie die neue Arbeitsweise – auch New Work genannt – erfordern neue und innovative Kommunikationskonzepte, die es Mitarbeitern ermöglichen, sich unabhängig von Ort und Zeit miteinander zu verbinden. Flexible Cloud Telefonie ist einer der wichtigsten Eckpfeiler unserer neuen Arbeitswelt, in der die reibungslose Kollaboration globaler Teams erfolgsentscheidend ist. Doch was ist Cloud Telefonie, wie lassen sich die smarten Systeme in das Unternehmen integrieren und was gilt es bei der Auswahl des richtigen Anbieters zu beachten?

Was ist Cloud Telefonie?

Bei Cloud Telefonie handelt es sich um Telefonanlagen auf Software-Basis. Die moderne Technologie bietet alle Standardfunktionen gewöhnlicher Telefonanlagen. Im Gegensatz zu klassischen Telefonsystemen werden Cloud-Anlagen jedoch in einem entfernten Rechenzentrum gehostet. Aus diesem Grund sind die Cloud-Lösungen auch unter dem Synonym Voice over IP (VoIP) bekannt. Die Einrichtung, Verwaltung und Wartung des Systems erfolgt remote über spezielle Programme oder Apps. Zur Telefonie selbst können bestehende Endgeräte wie PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones genutzt werden. Die große Bandbreite an unterstützten Endgeräten ermöglicht eine hohe Verfügbarkeit und flexible Arbeitsorte, wodurch die Technologie ein fixer Bestandteil von New Work ist.

Welche Vorteile haben Telefonanlagen aus der Cloud im Vergleich zu herkömmlichen Telefonanlagen?

Telefonanlagen aus der Cloud punkten für gewöhnlich mit zahlreichen Zusatzfunktionen, die einen echten Modern Workplace auszeichnen. Viele Serviceprovider wie beispielsweise NFON, Placetel oder Microsoft Teams bieten ihren Kunden die Möglichkeit der Videotelefonie. Auch die Abhaltung von Telefonkonferenzen sowie das Screen- und File-Sharing werden von vielen Anbietern unterstützt. Die Systeme lassen sich meist innerhalb weniger Stunden aufsetzen wobei die Erstkonfiguration vielfach kostenlos ist. Dank der Verwendung bestehender Geräte sind die initialen Kosten einer Cloud-Telefonanlage wesentlich geringer als bei klassischen Telefonsystemen. Zudem verfügen die virtuellen Telefonanlagen über ausgezeichnete Skalierbarkeit, sodass neue Kollegen mit nur wenigen Klicks an das System angebunden werden können. Dieses Vorgehen garantiert ein Maximum an Flexibilität und ist besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote Work eine große Erleichterung für alle Mitarbeiter, die flexible Arbeitsorte nutzen. Zusätzlich gelten virtuelle Telefonsysteme dank modernster Verschlüsselungstechnologien als sicher. Je nach Anbieter werden die virtuellen Telefonsysteme zudem in regelmäßigen Abständen mit automatischen Sicherheitsupdates auf den neuesten Stand gebracht. Da das Ausrollen der Aktualisierungen zentral in Rechenzentren erfolgt, müssen Kunden keine eigenen Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten vornehmen.

Was gilt es bei der Auswahl einer Cloud-Telefonanlage zu beachten? 

Voraussetzung für den Betrieb einer virtuellen Telefonanlage ist eine stabile Internetverbindung, die zumindest 50 Mbit Down-Stream und 10 Mbit Up-Stream ermöglicht. Mit dieser Bandbreite lassen sich für gewöhnlich zumindest 100 konventionelle Telefonate gleichzeitig führen. Werden Features wie Videotelefonie, Screensharing oder Chatfunktionen genutzt, wird mehr Bandbreite benötigt. Zudem bedarf es IP-fähiger Endgeräte wie Laptops, PCs oder Smartphones. Bei der Auswahl eines Anbieters sollte überprüft werden, welche Funktionen die virtuelle Telefonanlage bietet. Nicht alle Features werden von jedem Unternehmen benötigt. Die Erstellung einer Must-have-Feature-Liste erleichtert die Auswahl. Bei individuellen Anforderungen wie der Unterstützung unterschiedlicher Sprachen oder spezieller Konfigurationswünsche lohnt es sich, mit dem Anbieter in direkten Kontakt zu treten. Seriöse Hersteller stellen Interessenten oftmals umfassende Informationsbroschüren sowie ausführliche Dokumentationen und Handbücher zur Verfügung. Auch individuelle Angebote sind vielfach auf Anfrage möglich. Die Auswahl wird zudem vom Preis-Leistungs-Verhältnis beeinflusst. Sind eine hohe Verfügbarkeit, Flexibilität und technische Stabilität gewünscht, so ist ein Billiganbieter nicht immer die beste Wahl. Bei ausländischen Herstellern gilt es ferner zu prüfen, ob diese alle gängigen SIP-Phones in Europa unterstützen und ob sich die virtuelle Telefonanlage in die bestehende Infrastruktur integrieren lässt.

Wie hoch sind die Kosten einer virtuellen Telefonanlage? 

Herkömmliche Telefonanlagen sind im Vergleich zu virtuellen Telefonsystemen überaus kostenintensiv. Ausschlaggebend für den Preis sind jedoch immer die individuellen Anforderungen sowie die Größe des Systems und die anfallenden Wartungskosten. Bei Cloud-Telefonanlagen erfolgt die Abrechnung für gewöhnlich nach Anzahl der Nutzer und gewünschten Services. Je nach Paket ist hierbei mit 3 bis 20 Euro pro Monat zu rechnen, wobei das Service für gewöhnlich als monatlich kündbares Abonnement zur Verfügung gestellt wird.

Cloud Telefonie am Beispiel von Microsoft Teams

Einer der bekanntesten internationalen Anbieter virtueller Telefonie ist Microsoft Teams. Die Software kann problemlos mit anderen Anwendungen wie Office 365, GitHub oder PowerBi integrieren werden. Dabei lässt sich das System einfach um beliebig viele Nebenstellen erweitern. Interne Gespräche sind kostenlos, für alle anderen Verbindungen ist mit weiteren Gebühren zu rechnen. Die Standardversion Microsoft Business Voice erlaubt bis zu 300 Nutzer sowie die Abhaltung von Audiokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern. Die genauen Preise sind abhängig vom Unternehmensstandort und nur auf Anfrage erhältlich. Für große Unternehmen und Konzerne bietet Microsoft zudem Microsoft 365 E5, welches neben Windows 10 Enterprise auch Microsoft 365 Apps for Enterprise sowie Office Mobile-Apps und Outlook umfasst. Das Paket ist im Jahresabonnement erhältlich.

Fazit 

Cloud-Telefonanlagen zählen aktuell zu den zukunftsorientiertesten Technologie-Lösungen am Markt. Exzellente Cloud-Lösungen bieten Kunden die Chance, Geschäftsanforderungen flexibel zu integrieren und das System an sich ändernde Anforderungen des Modern Workplace anzupassen. Gleichzeitig fördern die smarten Systeme die Kollaboration und Vernetzung, ermöglichen mehr Agilität und helfen Unternehmen dabei, langfristig Kosten zu sparen und mobile Anwendungen zu integrieren. All diese Eigenschaften machen Cloud-Telefonanlagen zu einem wichtigen Meilenstein für Unternehmen, die die Chancen der Digitalisierung vollumfänglich nutzen möchten.

Haben Sie Fragen zu Telefonie Lösung oder stehen vor der Entscheidung einer Neubeschaffung? Melden Sie sich gerne bei uns, wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

Nico Ziegler

geschrieben von Nico Ziegler

Geschäftsführer & Business Consultant

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