Microsoft Lists – alle Vorteile im Überblick

Mirosoft Lists – Intelligente Listen für native Teamarbeit

Mit Microsoft Lists kommt mit dem Build 2020 ein neues Feature zur Microsoft 365 Familie dazu. Lists ersetzt die bereits bekannten Sharepoint Listen und wird zur perfekten Ergänzung der Arbeit mit Outlook, Sharepoint und Teams.
Persönliches Dashboard bei Lists

Tracken Sie Ihre Daten, erstellen Sie Listen mit unterschiedlicher Zugriffsberechtigung, automatisieren Sie Ihre eigenen Workflows oder legen Arbeitsabläufe für Ihr Team an. Durch die gewohnte Enterprise-Level Security und Compliance Standards katapultiert Microsoft Lists Millionen Sharepoint-Anwender auf eine neue Ebene des Daten-Trackings. Flexibel, intelligent und kontinuierlich anpassbar.

Gab es da nicht schon was?

Microsoft Lists ist ähnlich aufgebaut, wie das bekannte Airtable. Wer bereits Sharepoint Listen nutzt, wird mit MS Lists mehr Freude und Nutzen haben. Einige neue Features wie z.B. das Einfügen von Bildern, die Möglichkeit Benachrichtigungen bei gewissen Änderungen zu erhalten, erleichtern den Arbeitsalltag.

Was kann Microsoft Lists konkret?

Die Bandbreite an Möglichkeiten richtet sich nach Ihren Anforderungen. Um hier den größten Nutzen zu ziehen, bedarf es einer konkreten Übersicht der eigenen Arbeitsabläufe.

Erstellen Sie Listen und automatisieren diese durch Regeln. Welche Information kommt rein, welche geht raus, was braucht meine momentane Aufmerksamkeit?

Dabei kann es sich um Kontaktlisten, Bugtracker, Präsentationen, Veranstaltungen, Projekte oder Termine handeln.

Dank der intelligenten If-Then-Else-Regeln werden die Listen automatisiert, d.h. Sie legen fest, welche Reaktion auf eine Aktion folgt. Da die Software aus demselben Hause kommt, ist die Anbindung an Teams, Outlook und andere Microsoft-Anwendungen gut gelöst. Durch eine mobile App für Android und iOS und Echtzeit-Synchronisation können Teammitglieder unterwegs Listen einsehen, bearbeiten und immer auf dem Laufenden bleiben.

Doch nicht nur die Listen selbst lassen sich vielfältig gestalten und nutzen, sondern auch die Organisation dieser Listen ist optimiert.

Für wen ist Lists sinnvoll? – Modern Workflow

Für Unternehmen, Teamleiter und Selbstständige ist eine Organisation der Daten, Arbeitsabläufe, Koordination von Aufgaben und Terminen unerlässlich. Um nicht die Übersicht zu verlieren, hilft Lists dabei bestimmte Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter zu verteilen. Überprüfen Sie, welche Arbeitsschritte erledigt sind, welche dringend bearbeitet werden müssen und welcher Kollege dafür eingeteilt ist. Fügen Sie verschiedene Personen einem Meeting hinzu und planen Sie Termine in Ihrem Kalender.

Teilen Sie Daten nur mit ausgewählten Mitarbeitern. Erstellen Sie eine Liste für Events und lassen Sie die Speaker automatisch benachrichtigen, wenn sich die Zeiten oder Ihre Bühne ändert. Lassen Sie Listenzeilen, die noch nicht komplett sind, automatisch für alle sichtbar werden, wenn die relevanten Datensätze von jedem Beteiligten eingetragen sind.

Kleiner Bonus…

Microsoft bietet, wie auch in vielen anderen M365-Anwendungen, vorformatierte Vorlagen für beispielhafte Listen. Diese geben nochmal einen kleinen Eindruck, wofür Sie Lists verwenden können.
Zudem können Sie Inhalte direkt aus Excel Listen importieren.

Schluss mit dem Post-Its

Schnell, erreichbar und einfach. Die heutige Zeit erfordert eine Symbiose dieser Faktoren. Umso wichtiger ist, mit seinem Unternehmen den heutigen Standards zu folgen. Strukturiertes Arbeiten für sich und im Team ist wichtiger als je zuvor. Von überall aus auf seine Notizen, Daten und Aufgaben blicken zu können, erleichtern nicht nur den eigenen Arbeitsalltag, sondern bewahrt auch davor Dinge zu vergessen oder zu verlieren. Alle Informationen an einem Ort zu haben und jederzeit darauf zugreifen zu können ist ein großer Mehrwert in der schnelllebigen Zeit.

Sie wollen Ihre Arbeit und die Ihres Teams neu strukturieren und organisieren? Wir helfen Ihnen gerne dabei Microsoft Lists und passende Anwendungen in Ihre bestehende IT-Infrastruktur auf eine sinnvolle und effektive Art und Weise einzubauen, um so den größtmöglichen Nutzen für Sie ziehen zu können.

Wir unterstützen Sie bei dem gesamten Thema Einführung von Teams 365. Mithilfe von interaktiven Workshops erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen ein auf Sie abgestimmte Konzept. Unsere Vision: Ihnen den Weg in eine neu Arbeitsweise so unkompliziert wie nur möglich zu gestalten!

Sprechen Sie uns gerne an, wir freuen uns auf Ihr Interesse!